Aprende a gestionar tu tiempo usando La Matriz de Gestión y Administración de tiempos de Eisenhower.

Cuando trabajamos, necesitamos optimizar el tiempo que dedicamos a cada tarea, de esta forma aportamos valor a la empresa. Una de las formas que disponemos para optimizar nuestro trabajo es usar la Matriz de Decisión de Eisenhower.

Qué es La Matriz de Eisenhower

El método de Eisenhower nos permite evaluar las tareas en dos categorías: urgentes e importantes. Por lo tanto tenemos que incluir nuestras tareas dentro de cada una de estas categorías.

  • Tenemos tareas que son importantes y urgentes al mismo tiempo y por lo tanto estas deben realizarse de inmediato (por ejemplo, la conexión de red de la empresa no funciona).
  • También tenemos tareas importantes pero no urgentes, por lo que las planificaremos cuando no existan las tareas anteriores, incluso si estas nos van a llevar un largo periodo de tiempo terminarlas.
  • Por otro lado tenemos las tareas urgentes pero que no son importantes (responder correos, realizar llamadas telefónicas, etc …).
  • Por último tenemos las tareas que no son importantes y no son urgentes (estas son distracciones o pérdidas de tiempo y por lo tanto nunca deberían hacerse).

Cuando trabajamos en empleos relacionados con informática (sistemas, programación, etc …), solemos perder mucho tiempo. Pero, ¿a qué se debe esta perdida de tiempo? Como humanos damos solución a los problemas que nos vamos enfrentando y en muchas ocasiones vamos creando lo que se llama deuda técnica.

La deuda técnica es el trabajo pendiente que vamos acumulando por dar una solución rápida y fácil a un problema en lugar de aplicar una solución sostenible a largo plazo. Lo que puede ser una  buena solución a corto plazo para que todo siga funcionando, no siempre es una buena solución a largo plazo.

Cómo Priorizar tareas

Existen muchas formas de priorizar las tareas, por lo que resumo brevemente una forma de cómo poder organizar y priorizar nuestras tareas.

  • Crear una lista con las tareas que necesitamos realizar (ya sea en papel o documentos, usando programas de gestión de tareas cómo Jira, TodoList, etc …).
  • Comprobar la urgencia real de las tareas. Para saber si algo es urgente nos tenemos que hacer la siguiente pregunta, ¿si no lo hacemos hoy, pasa algo? Si la respuesta es sí, las tareas deberían realizarse de inmediato.
  • Evaluar la importancia de cada tarea (algunas serán más importantes que otras). Si el problema afecta a muchos usuarios, esta será una tarea importante. También podemos podemos dividir las tareas en subgrupos para que nos sea más sencillo (más importantes, importantes y no tan importantes).
  • Calcular el esfuerzo necesario para completar cada una de las tareas (lo que llamamos estimación de tiempos).

Como programadores o técnicos informáticos tenemos que lidiar con interrupciones mientras solucionamos tareas compleja, lo que puede llegar a ser frustrante. Para prevenir estas interrupciones podemos intentar dar solución a estos problemas complejos cuando sea menos probable que nos interrumpan.

Cuando no consigamos dar solución a un problema, lo mejor será tomar descansos ya que permite a nuestra mente despejarse y crear o pensar en nuevas ideas.

Estimación de tiempos de cada tarea

Cuando decidimos que una tarea manual necesita ser automatizada, debemos considerar dos factores: cuántas veces realizamos la tarea durante un periodo de tiempo y cuanto tiempo tardamos en realizarla manualmente. Partiendo de esto ya podemos calcular si es necesario automatizar la tarea.

Como no sabemos el tiempo que nos puede llevar automatizar una tarea, lo único que podemos hacer es estimar tiempos. Cuando realizamos una estimación lo más importante es ser realista con los tiempos que nos puede llevar (evitando ser optimistas).

Una buena forma de estimar el tiempo que nos puede llevar hacer algo es comparar la tarea con otras similares que hayamos realizado anteriormente. Cuando la tarea sea tan compleja que no pueda ser estimada, podemos dividirla en fragmentos más pequeños, lo que nos hará mucho más fácil su estimación.

Una vez tengamos sumados todo los tiempos de las tareas a realizar, necesitamos sumar el tiempo extra que nos llevará la integración.

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